Privacyverklaring

Gereformeerde Kerk vrijgemaakt “De Rank”, Westergast 8, 9801 AZ  Zuidhorn.

I. ALGEMEEN

Over deze privacyverklaring
Voor de Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt “De Rank”, Zuidhorn is privacy en een veilige omgeving van groot belang. Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft ook de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon in de kerk is.

Over de Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt
De organisatie van de Gereformeerde Kerken Vrijgemaakt is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoons-gegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt “De Rank”, Zuidhorn ervoor dat privacy rechten en de gegevensbescherming van onze kerkleden op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is iedereen die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens waarvan hij/zij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden verplicht tot geheimhouding daarvan. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt “De Rank”, Zuidhorn diverse beleidsmatige maatregelen getroffen.
Deze staan in bijlage 1 onderaan dit document.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen* heeft de Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt “De Rank”, Zuidhorn de coördinatie van die waarborgen belegd bij de bestuursraad, portefeuillehouder communicatie**. Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met:
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

*   Overweging 78 bij de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
** De Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt “De Rank”, Zuidhorn werkt niet op grootschalige basis aan persoonsgegevens en is derhalve niet
     verplicht tot het aanstellen
van een functionaris persoonsgegevens. 



De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming
geven betrokkenen de volgende rechten:

a. Het recht op dataportabiliteit.
Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
b. Het recht op vergetelheid.
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
c. Recht op inzage.
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
d. Recht op rectificatie en aanvulling.
Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Uw gegevens kunnen worden gewijzigd als u van mening bent dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.

e. Het recht op beperking van de verwerking.
Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
f. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
Het recht op een menselijke blik bij besluiten. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de kerk als een persoon daarbij heeft besloten u de brief te sturen in plaats van een geautomatiseerd bericht vanuit een computersysteem.
g. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
h.
Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten kunt u contact opnemen met de portefeuillehouder communicatie via één van de contact-gegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een verzoek richt aan de Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt “De Rank”, Zuidhorn, te bereiken via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.



II. VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE.
Gezien de werking van de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt vindt er in de Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt “De Rank”, Zuidhorn een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

Algemene Organisatie.
Situatie: De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna worden de namen van verkiesbare personen mondeling en schriftelijk bekend gemaakt.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: aan de gemeente worden de namen en voornamen c.q. voorletters van de verkiesbare personen bekend gemaakt.
Grondslag: de kerkelijke gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.

Ledenadministratie.
Situatie: De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
·Naam, voornaam c.q. voorletters; ·straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats; ·geboortedatum; ·geslacht; ·burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat; alsmede de volgende kerkelijke gegevens: ·Doop en datum en plaats; ·belijdenis, datum en naam van gemeente/kerk waar belijdenis van het geloof werd gedaan; ·kerkelijke inzegening van het huwelijk, datum naam van de gemeente/kerk waar de inzegening heeft plaatsgevonden; ·datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap.
Gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
·datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente, ·datum van overlijden, ·datum van vertrek naar het buitenland, ·datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap, ·datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk, ·datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn; ·datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk; ·de aard van de verbondenheid met de gemeente, onder vermelding van de wijk waartoe betrokkene behoort.
Grondslag:
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en/of ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.


III. VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE KERK. 
In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

Situatie:
Er wordt 1 x per 2 weken een kerkblad verzonden naar alle leden van de gemeente om hen op de hoogte te brengen van de activiteiten in de gemeente.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: naam, voornaam of voorletter(s), adres, woonplaats, emailadres, telefoonnummer.
Grondslag: De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, gerechtvaardigd belang en de uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.

Situatie:
In het kerkblad staan gegevens van zieke kerkleden.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: Naam, voornaam, voorletter(s), adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres.
Grondslag: Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in het kerkblad heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene. 

Situatie: Er wordt een fysiek jaargids uitgegeven.
De fysieke gids wordt aan bepaalde gemeenteleden persoonlijk ter hand gesteld via hun contactpersoon/ambtsdrager. Voor ontvangst moet worden getekend.
De gids kan tevens gedownload worden vanuit de beveiligde (intranet)omgeving.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: naam en voornaam c.q. voorletters; straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum,
dooplid of belijdend lid.
Grondslag: voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in een gemeentegids heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.

Situatie: Tijdens een kerkdienst worden in gebed of op andere manier namen van kerkleden genoemd.
De kerkdienst: Is publiekelijk te volgen via internet (kerkdienst gemist) of kerkradio.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: naam, voorletter(s) van broeders en zusters en gegevens rondom ziekte en gezondheid.
Grondslag: de kerk verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

Situatie: Er worden opnames van kerkdiensten (live) uitgezonden via internet (zie bijlage 2 privacy protocol kerkdiensten via internet).
Wie zijn er bij betrokken: het is mogelijk dat bezoekers van de dienst in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.
Grondslag: om haar leden, overige kijkers en luisteraars in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.

Situatie: Bij bezoekers van onze website worden cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw computer, telefoon of tablet worden geplaatst.
Met het plaatsen van cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek. Wij willen graag weten hoeveel bezoekers we op onze website ontvangen en welke pagina's het meest worden bezocht. Het kan ons helpen de website te verbeteren.
Grondslag: de kerk verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.

Situatie: Op onze website staan foto's (soms) met contactgegevens van functionarissen/ambtsdrager(s) van de kerk.
Grondslag: de kerk verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten: haar gerechtvaardigd belang om de gemeenschap te laten functioneren.

Situatie: Op onze website staan foto’s van bezoekers of een activiteit van de kerk.
Grondslag: de kerk verwerkt foto’ s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de duidelijk herkenbare personen om deze op de website te plaatsen.

Situatie: Op onze website staan functionarissen van de kerk, zowel op een openbare pagina van onze website als in de beveiligde omgeving van onze website, onder vermelding van:
naam, functie, adres, telefoonnummer en e-mailadres. 
Grondslag: de kerk verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

Situatie: Gemeenteleden worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging.
Gemeenteleden ontvangen (zo nodig) jaarlijks een  herinnering via brief of e-mail voor het doen van een financiële bijdrage.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: naam en voorletter(s), straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, e-mailadres.
Grondslag: om voldoende financiële middelen te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage.

Situatie: Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in de administratie.
Na (telefonisch) contact en aansluitend huisbezoek door een diaken.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: in de administratie worden opgenomen naam en voornamen c.q. voorletter(s);
straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en overige relevante gegevens, zoals nadere afspraken over de hulp.
Grondslag: de gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken deze gegevens derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst/lidmaatschap van de kerk.

Situatie: Via de website van de kerk kan iedereen contact opnemen via een contactformulier waar een aan te vinken optie aangebracht moet worden voor het geven van toestemming voor het verwerken van de persoons-/contactgegevens. De gegevens die via het formulier binnenkomen worden na behandeling verwijderd.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: gebruikers dienen naam, e-mailadres en telefoonnummer(s) in te vullen.
Grondslag: De gemeente en de diaconie willen toegankelijk zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerken deze gegevens op basis van verkregen toestemming.

IV. BEWAARTERMIJNEN
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

V. DOORGIFTE AAN ANDEREN
De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan: administratiekantoren, bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails, internetdiensten (zoals cloudopslag)



Bijlage 1: 
Organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In de kerk is het aanspreekpunt m.b.t. bescherming persoonsgegevens, de bestuursraad/portefeuillehouder communicatie. De kerkenraad evalueert jaarlijks het privacy-beleid (inclusief de privacyverklaring). Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de gemeente krijgen bij intreding in de positie/functie/ambt een bericht over het privacy beleid /privacy verklaring van de kerk en worden van wijzigingen op de hoogte gehouden door de bestuursraad/portefeuillehouder communicatie. De gemeenteleden worden via de website en het kerkblad op de hoogte gehouden over het privacy beleid van de gemeente. De privacyverklaring is op te vragen bij Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.


Bijlage 2:
Privacy protocol kerkdiensten op internet.
De Gereformeerde Kerk vrijgemaakt (GKv) “de Rank” te Zuidhorn zendt de kerkdiensten uit met beeld en geluid via het platform kerkdienstgemist.nl
Voor dat doel hangt in de kerk een vaste camera waarmee de diensten worden opgenomen en uitgezonden.
De uitzendingen van de kerkdiensten via internet bevatten beeld en geluid.
Onze beelden laten grotendeels een (ingezoomd) beeld zien van de predikant op de preekstoel en activiteiten op het podium/liturgisch centrum, afgewisseld met totaalbeelden van aanwezigen in de voorste en middelste vakken van de kerkzaal. We maken geen close-ups van aanwezigen. Verder filmen we het gaan en komen van de kinderen van de bijbelclub en hun begeleiders tijdens de dienst en het binnenlopen van kerkbezoekers in de kerkzaal en het vertrek na de dienst uit de kerkzaal. 
Uitzendingen zijn live en na de dienst voor iedereen te bekijken en te downloaden via kerkdienstgemist.nl.
In ons kerkgebouw en op de website informeren wij de bezoekers over het opnemen en uitzenden van de kerkdienst via internet.
Bezoekers die zeker willen zijn dat ze niet in beeld komen, kunnen plaatsnemen in één van de drie achterste vakken van de kerkzaal.
Gastpredikanten worden van tevoren ingelicht over de live uitzending.
Dit protocol wordt op een toegankelijke plek in het kerkgebouw neergelegd, verspreid onder de verantwoordelijken van camera en geluid en gepubliceerd op de website.
Heeft u bezwaren tegen de uitzending? stuur een e-mail naar: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Zuidhorn, 24 mei 2018
Versie: 1.0

Deel dit bericht:

Submit to FacebookSubmit to Google PlusSubmit to Twitter